Theo Bộ luật Dân sự (BLDS) 2015, cá nhân hoặc pháp nhân có thể ủy quyền cho người khác xác lập và thực hiện giao dịch dân sự, ngoại trừ những trường hợp pháp luật bắt buộc phải tự mình thực hiện. Đây là một công cụ pháp lý quan trọng, giúp các bên chủ động trong việc quản lý công việc, tài sản hoặc bảo vệ quyền lợi của mình.
Về hình thức, Hợp đồng ủy quyền là loại văn bản phổ biến nhất và đã được BLDS 2015 quy định rõ tại Điều 562. Trong thực tiễn, bên cạnh hợp đồng ủy quyền, Giấy ủy quyền cũng được sử dụng khá rộng rãi. Tuy nhiên, pháp luật hiện hành chưa có quy định cụ thể phân biệt giữa hai loại văn bản này về mặt bản chất pháp lý. Thuật ngữ “Giấy ủy quyền” đã từng được đề cập trong một số văn bản pháp luật, như Nghị định 75/2000/NĐ-CP và Nghị định 23/2015/NĐ-CP, chủ yếu trong trường hợp chứng thực chữ ký đối với ủy quyền không có thù lao, không có nghĩa vụ bồi thường, và không liên quan đến việc chuyển quyền sở hữu tài sản hay quyền sử dụng bất động sản. Về bản chất, dù được thể hiện dưới hình thức hợp đồng hay giấy ủy quyền, đây đều là một dạng quan hệ hợp đồng được giao kết trên cơ sở tự nguyện, bình đẳng, và thỏa thuận của các bên. Bên được ủy quyền có nghĩa vụ thực hiện công việc nhân danh bên ủy quyền, còn bên ủy quyền có trách nhiệm tạo điều kiện và trả thù lao (nếu có thỏa thuận).
Thời hạn ủy quyền do các bên tự thỏa thuận hoặc theo quy định của pháp luật. Nếu không thỏa thuận, hợp đồng ủy quyền mặc định có hiệu lực 01 năm kể từ ngày xác lập. Các bên có quyền đơn phương chấm dứt hợp đồng theo luật, bên ủy quyền có thể chấm dứt bất kỳ lúc nào (có bồi thường nếu có thù lao), bên được ủy quyền cũng có thể từ chối tiếp tục (báo trước hợp lý và bồi thường khi có thù lao). Hợp đồng tự chấm dứt khi công việc hoàn thành, một bên mất năng lực hành vi, hoặc có sự kiện làm cho việc ủy quyền không thể tiếp tục. Bên ủy quyền có thể chấm dứt bất kỳ lúc nào (nếu có thù lao thì phải trả tiền và bồi thường, nếu không thì chỉ cần báo trước hợp lý). Bên được ủy quyền cũng có thể chấm dứt (báo trước nếu không thù lao, bồi thường nếu có thù lao). Hợp đồng còn có thể tự chấm dứt khi công việc xong, bên liên quan mất năng lực, hoặc có lý do khiến việc ủy quyền không thể tiếp tục.
Khuyến nghị thực tiễn từ luật sư
Thứ nhất: Khi nào nên dùng Hợp đồng ủy quyền
Hợp đồng ủy quyền thường được sử dụng trong các giao dịch phức tạp, giá trị lớn hoặc có rủi ro tranh chấp cao, ví dụ: mua bán bất động sản, ủy quyền khởi kiện, ủy quyền giải quyết tranh chấp tài sản, ủy quyền quản lý công ty. Hợp đồng nên được soạn thảo chi tiết, quy định rõ phạm vi ủy quyền, thời hạn, thù lao (nếu có) và quyền chấm dứt ủy quyền để tránh xung đột lợi ích.
Theo khoản 1 Điều 51 Luật Công chứng 2014, việc hủy bỏ hợp đồng hoặc giao dịch đã được công chứng chỉ được thực hiện khi tất cả các bên đã tham gia hợp đồng, giao dịch đó cùng thống nhất và thể hiện sự đồng ý bằng văn bản. Quy định này cho thấy, hợp đồng đã được công chứng hoàn toàn có thể bị hủy bỏ, nhưng điều kiện tiên quyết là phải có sự đồng thuận bằng văn bản của tất cả các bên liên quan. Điều này nhằm đảm bảo tính tự nguyện, minh bạch và bảo vệ quyền lợi của mọi chủ thể tham gia hợp đồng.
Thứ hai: Khi nào chỉ cần Giấy ủy quyền
Giấy ủy quyền phù hợp cho những giao dịch đơn giản, thủ tục hành chính hoặc công việc mang tính tạm thời, ví dụ: nhận hộ giấy tờ, nộp hồ sơ, lấy kết quả xét nghiệm, làm thủ tục ngân hàng đơn giản. Tuy nhiên, cần lưu ý theo Thông tư 01/2020/TT-BTP, Giấy ủy quyền chỉ được chứng thực trong bốn trường hợp nhất định. Điều kiện để được chứng thực là việc ủy quyền phải không có thù lao, không phát sinh nghĩa vụ bồi thường của bên được ủy quyền và không liên quan đến việc chuyển quyền sở hữu tài sản hoặc quyền sử dụng bất động sản. Khi đáp ứng đủ các điều kiện trên, giấy ủy quyền được chứng thực chữ ký trong các trường hợp sau:
- Ủy quyền nộp hộ hoặc nhận hộ hồ sơ, giấy tờ (trừ các trường hợp pháp luật cấm ủy quyền);
- Ủy quyền nhận hộ lương hưu, bưu phẩm, trợ cấp hoặc phụ cấp;
- Ủy quyền nhờ trông nom, quản lý nhà cửa;
- Ủy quyền của thành viên hộ gia đình để vay vốn tại Ngân hàng Chính sách Xã hội.
Đối với các trường hợp ủy quyền không thuộc bốn nhóm nêu trên, cơ quan có thẩm quyền không chứng thực chữ ký trên giấy ủy quyền. Người yêu cầu chứng thực phải lập và thực hiện thủ tục chứng thực hợp đồng hoặc giao dịch theo đúng quy định pháp luật.
Thứ ba: Rủi ro và lưu ý
Nhiều khách hàng gặp rắc rối do ủy quyền quá rộng (giao toàn quyền mà không giới hạn phạm vi), dẫn đến người được ủy quyền thực hiện các giao dịch vượt quá mong muốn. Ngoài ra, không ít trường hợp soạn ủy quyền bằng mẫu trên mạng nhưng không đúng quy định pháp luật, khiến cơ quan nhà nước hoặc đối tác từ chối thực hiện giao dịch. Để tránh rủi ro, nên tham khảo ý kiến luật sư trước khi ký hoặc công chứng văn bản ủy quyền, đặc biệt là các ủy quyền liên quan đến tài sản lớn hoặc quyền nhân thân quan trọng.
Luật sư Đinh Hùng Lĩnh – Giám đốc Công ty Luật RULE